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【混合辦公模式】中小企 3 招緊貼大趨勢

在辦公室工作更有效率?在家工作更具效益?2020 年,讓企業知道兩者可以並存。由思科(Cisco)委託進行《未來勞動力》(Workforce of the Future)調查報告,就發現有 87% 的香港僱員表示,即使辦公室如常開放,仍希望享有更多自主權,自由選擇在家或在辦公室工作及管理工作時間。混合式工作場景有望成為全新的工作模式,公司營運可以更具成本效益,員工亦可享更大的自由度。想要工作效率不受地域所限,雲端 IT 管理方案的角色更見重要,然而中小企的資源限制多,往往連老板、員工都要兼任 IT 管理的工作。面對各式 IT 難題應該如何自處?思科(Cisco)歸納了中小企在混合辦公模式下常遇到的 IT 難題,其實只要選擇合適網絡工具和服務,中小企也可以輕易適應將來難以預期的變化。

 

【混合辦公模式】中小企 3 招緊貼大趨勢

網絡會議甩漏多 穩定協作最關鍵

工作需要團隊合作,清楚的工作流程和良好的溝通,才能令合作有效率甚至事半功倍。混合式工作場景,涉及到團隊中分別在家中工作和在辦公室工的成員,一般都會選擇視像會議去代替慣常的直接會面。單對單的會面還不難處理,遇上涉及多人的視像會議,如視像會議服務的穩定性不足,令會議時間都花在技術支援上,無疑是得不償失。此外,又會有不少員工選擇到餐廳、咖啡店甚或其他地方工作,能否利用手機或其他流動裝置完成視像會議,也是值得考慮的一環。如 Cisco 的 Webex視像會議工具就以安全穩定見稱,相對要求較低頻寬就可達致高清畫質,行動版更支援 iPhone、iPad、Android等裝置,還提供了互動白板、搜尋訊息、引用訊息、表情圖示、虛擬背景等,溝通協作,跟進流程都可以變得更順暢,效果可能更優勝於實體會議。Webex 最近更宣佈逾 50 項創新功能,期望提供比實體會議優勝 10 倍的用戶體驗。

 

加強網絡保安 避免營運失焦

全新的混合式工作場景,對無線網絡和雲端服務極度依賴,不難想像,會衍生更多的網絡安全問題。例如跟客戶連線時的網絡是否安全,電郵有沒有做好足夠的保安,甚至電腦本身有沒安裝好保安軟件,以防範黑客入侵、公司及個人資料泄漏的問題。使用安全的雲端服務、協作軟件當然是必須的,保安軟件也是必不可少,如Cisco Cloud Security就提供由電郵(CES)、裝置(AMP)、網絡(AnyConnect和Umbrella)以至身份驗證(Duo)等全方位的資訊安全方案,即使員工身處不同的工作場所,也可確保協作時的安全性和效率,令員工可快速進入狀態。如果考慮雲端服務需要長時間登入和大量的存取權限,中小企可考慮在硬件層面上加入防火牆,如 Cisco 的 Meraki ,就是具有保安功能的路由器,可以在攻擊鏈的前期做好防範。

 

【混合辦公模式】中小企 3 招緊貼大趨勢

雲端網絡管理 易用效率高

會議、協作透過網絡進行,網絡管理自然也應該不受辦公室、又或是硬件的限制。現時不少網絡管理方案都已雲端化,而且換上簡單易用的網上後台介面,如雲端管理的 Cisco Meraki解決方案,通過統一 Dashboard管理AP、Switch、Firewall、流動裝置及智能監控鏡頭等,即使非 IT 人員都能快速掌握,甚至可以遙距排解疑難,更可連接工作流程軟件、保安系統等,為未來的智能辦公室做好準備之餘,更可讓中小企輕鬆管理IT,將時間和精力專注於業務發展。

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