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【高科技落地用】流程機械人懶人包

 Robotic Process Automation(RPA)將會係大勢所趨,坊間好多文章嘗試以學術性手法去探討,但唔係人人都睇得明,或者未想像到 RPA 點落地。今日用個 layman 小小嘅方式解釋一下,希望大家了解流程機械人係幾咁重要,可以慳到幾多時間同減少幾多失誤。

今日講嘅 RPA ,唔好覺得佢係 Buzzword 或 Rocket Science,其實佢無機械臂,亦只係一個存在於 desktop 入面嘅 UI (User Interface),主要係處理 UI 上面嘅 Data Processing。而家好多野都數碼化,例如喺 e-form 入完資料,即時做 real-time synchronize,令到所有系統都有曬資料,好似好簡單,但其實牽涉好多 backend integration,例如 API 或者 message flow。當去到 client-side 層面,就未必咁易處理,特別係一啲 silo 又 legacy 嘅 application,好似處理唔同公司唔同 format 嘅 invoice,點樣將資料入落一個 system 再自動輸入 finance system 攞錢?仲要入埋 procurement 入 inventory list 又或者 maintenance team 做 stock take record?

可能你會話寫 script 咪得囉! 有啲 task 的而且確可以寫 script 做,但係 RPA 有一個重點就係 GUI(Graphical User Interface),佢係識得「望」住你個 screen(User Interface)去學 operation,喺建立個 flow嘅時候係更 user-oriented 同埋更簡單直接。

自動化高質優勢

可能你又會話,入 data 啫,萬零蚊請個妹妹入數咪得囉。試諗下如果你係一間面對公眾嘅上市公司,又或者你係 global operation 嘅公司,每日要做嘅 record 可能以萬計。坊間傳過曾經有間公司因爲個 core system down 咗,要喺外國廠搵員工 OT 手動出單,咁樣搞一搞,又俾多成二、三百萬,可想而知個成本可以幾高。 咁 RPA 除咗慳錢,又有乜好處先?

Accuracy

唔好講話幾萬行,將幾百行嘅 excel,逐個 cell copy 去唔同嘅 field,真係命都無,仲有好大機會做到眼花花,copy 錯一個 field 後令之後輸入嘅資料全部錯晒位。現今 Data is New Gold……又 AI 又Analytics……所以 Data Accuracy 絕對係重中之重,因為 garbage in garbage out,要有一個好嘅 AI/Data platform,做好Data Quality就需要由源頭開始。

Efficiency

Keyboard 每日不停咁打,mouse 每日不停咁 click,你估每日有幾多香港人做到近視手肘傷手指肌腱發炎坐骨神經痛?做到要開 OT,你只會越做越慢,而 RPA 就可以 round the clock 去做同樣嘅工作,而唔會 degrade……

Quality

RPA 就可以將 human error 減到最低,因為 human error 係 random error,會好花精神去 trace 同 correct。換轉係 RPA 發生 error,好大機會係 systematic error﹑programming bug 或者最早嘅 Input 嘅 mistake,如果一開始 check清楚兼做晒 test,出嚟嘅 Quality 就點都相對高!

取代重複工作

基於以上優點,其實好多 use case 都可以帶嚟 business value,例如對客方面,旅行社前線職員幫客出機票,做快手啲就可以減少客人投訴;對內可以用喺 workflow automation,減省人手提升效能。每個月出糧HR 喺 timesheet 自動 extract 去 payroll system 就得。配合其他嘅process automation 例如 OCR(Optical Character Recognition)同 Data Capture software 等,更加係建立 end to end automation嘅其中一部分,可能 scan 張單就自動 claim 到 expense 啦。

聽到減省人手呢幾個字,好多人即刻會反感,因為好似等同炒人及增加失業率。其實 RPA 只係幫企業增加效率,將資源安排喺更高增值嘅 task 上面,例如理論上公司盤數(數字)用電腦計一定準過用人手,咁核數師咪無用?又唔係喎,咪一樣繼續係專業人士,個重點就係人嘅專業知識,經驗同道德,呢啲都唔係 computer/robotic 可以俾到,即使現今講到 AI 都係學習人嘅 input 而成。再者喺香港,企業請人難(重複工作老細通常都唔肯出錢請),年輕打工仔又唔甘於做死板嘅 routine task,RPA 就正正可以解決到呢個問題。講到尾,科技都係以人為本,識得用,其實好好用!

(Article contributed by SAP)

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