【混合辦公模式】中小企 3 招緊貼大趨勢

在辦公室工作更有效率？在家工作更具效益？2020 年，讓企業知道兩者可以並存。由思科（Cisco）委託進行《未來勞動力》（Workforce of the Future）調查報告，就發現有 87% 的香港僱員表示，即使辦公室如常開放，仍希望享有更多自主權，自由選擇在家或在辦公室工作及管理工作時間。混合式工作場景有望成為全新的工作模式，公司營運可以更具成本效益，員工亦可享更大的自由度。想要工作效率不受地域所限，雲端 IT 管理方案的角色更見重要，然而中小企的資源限制多，往往連老板、員工都要兼任 IT 管理的工作。面對各式 IT 難題應該如何自處？思科（Cisco）歸納了中小企在混合辦公模式下常遇到的 IT 難題，其實只要選擇合適網絡工具和服務，中小企也可以輕易適應將來難以預期的變化。

網絡會議甩漏多　穩定協作最關鍵

工作需要團隊合作，清楚的工作流程和良好的溝通，才能令合作有效率甚至事半功倍。混合式工作場景，涉及到團隊中分別在家中工作和在辦公室工的成員，一般都會選擇視像會議去代替慣常的直接會面。單對單的會面還不難處理，遇上涉及多人的視像會議，如視像會議服務的穩定性不足，令會議時間都花在技術支援上，無疑是得不償失。此外，又會有不少員工選擇到餐廳、咖啡店甚或其他地方工作，能否利用手機或其他流動裝置完成視像會議，也是值得考慮的一環。如 Cisco 的 Webex視像會議工具就以安全穩定見稱，相對要求較低頻寬就可達致高清畫質，行動版更支援 iPhone、iPad、Android等裝置，還提供了互動白板、搜尋訊息、引用訊息、表情圖示、虛擬背景等，溝通協作，跟進流程都可以變得更順暢，效果可能更優勝於實體會議。Webex 最近更宣佈逾 50 項創新功能，期望提供比實體會議優勝 10 倍的用戶體驗。

加強網絡保安　避免營運失焦

全新的混合式工作場景，對無線網絡和雲端服務極度依賴，不難想像，會衍生更多的網絡安全問題。例如跟客戶連線時的網絡是否安全，電郵有沒有做好足夠的保安，甚至電腦本身有沒安裝好保安軟件，以防範黑客入侵、公司及個人資料泄漏的問題。使用安全的雲端服務、協作軟件當然是必須的，保安軟件也是必不可少，如Cisco Cloud Security就提供由電郵(CES)、裝置(AMP)、網絡(AnyConnect和Umbrella)以至身份驗證(Duo)等全方位的資訊安全方案，即使員工身處不同的工作場所，也可確保協作時的安全性和效率，令員工可快速進入狀態。如果考慮雲端服務需要長時間登入和大量的存取權限，中小企可考慮在硬件層面上加入防火牆，如 Cisco 的 Meraki ，就是具有保安功能的路由器，可以在攻擊鏈的前期做好防範。

雲端網絡管理　易用效率高

會議、協作透過網絡進行，網絡管理自然也應該不受辦公室、又或是硬件的限制。現時不少網絡管理方案都已雲端化，而且換上簡單易用的網上後台介面，如雲端管理的 Cisco Meraki解決方案，通過統一 Dashboard管理AP、Switch、Firewall、流動裝置及智能監控鏡頭等，即使非 IT 人員都能快速掌握，甚至可以遙距排解疑難，更可連接工作流程軟件、保安系統等，為未來的智能辦公室做好準備之餘，更可讓中小企輕鬆管理IT，將時間和精力專注於業務發展。

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