【隨筆賞科技】運用AI配合企業發展步伐

企業在加速發展步伐時，就需要增加人力資源。但許多時管理層卻發現，明明人手多了，但大家所花的工作時間卻沒有減少。公司一方面要花時間培訓新員工，一方面要花時間做好新舊同事工作分配與銜接，但過程往往難以順暢，尤其當幾項工作需同時推進時，新員工常應變不來，令上司及同事要花上更多時間精神去解釋、溝通、分配、安排、善後。

根據微軟的《Microsoft 工作趨勢指數》年度報告，每位員工平均要花 57% 的時間在電郵交流、開會等溝通性工作上。這些「行政工作」既費時，又無助於改善溝通，且影響團隊效率和工作氛圍。

其實，這些「行政工作」大可以交給 AI 人工智能去做，讓員工們可以有更多時間做實事而更有效率。筆者的團隊正在積極開發的 AI 模組「AI 中央數據資訊庫」，可以幫助判斷工作項目的重要性和緊急性（Importance and Urgency），進而優化工作分配。它從企業不同部門（如人力資源、市場推廣、營運、財務等）的資訊數據、工作流程、工序優次中學習，利用其邏輯和數據分析能力，幫助企業管理層更加科學地判斷工作的分配，更有效地整合人力資源。

例如，有家公司的市場推廣部門需要每季籌辦一個推廣主題活動，這會涉及許多工作細節和流程，包括：設計及印製宣傳物料、設計及投放線上線下廣告、進行傳媒推廣及公關活動、舉辦線下快閃活動等。AI 模組可以根據以往推廣活動的記錄，自動編排工作細項、工作時間表、優先工作事項，以及各工作項目的負責人員等，從而節省了管理層和團隊溝通的時間，讓大家可以更專注於構思與創作活動內容及點子，提升活動的質素。

此外，AI 模組「AI Knowledge Dep.」還可以配合 Chatbot 應用，讓部門與部門之間以各自的 AI 助理互相溝通，省卻不少員工開會的時間。例如，營運部如需要向市場推廣部查詢該季推廣主題活動的線下門店活動詳情，以便編「更表」，這類協調工作毋須再由真人去執行，而由部門雙方的AI助理自動完成並自動編更，實現了部門間的無縫協作。再者，AI 有 LLM（大型語言模型）作為基礎，可應用多國語言，特別適合大型跨國企業，讓總公司員工與世界各地不同部門同事跨地區合作。

根據香港生產力促進局在去年的一項研究，有 41% 的受訪香港企業正在或將會應用 AI。因此筆者相信，AI 在企業營運中的應用普及化已是大勢所趨，但 AI 不會完全取代人力資源，而是能簡化工作和優化工序，大家能夠更專注於實務，從而提升團隊的工作效率和執行力，讓企業得以更高效營運，應對急速發展的步伐。

作者：思路富邦集團（SagaDigits）創辦人陳智銓（Arthur）
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