【成功個案】ACW一站式方案 解決飛機維修巨量文件三大難題
飛機引擎的維修保養，對乘客安全來說非常重要，不講不知，原來維修公司同時要備存大量維修紀錄，衍生出大量文件掃瞄、分類及備份方面的三大難題。今次介紹的業界主角，便選擇採用整合三個供應商的一站式解決方案，針對以上難題，成功節省大量時間、人力、空間及成本，值得類似企業參考。
今次的主角香港航空發動機維修服務有限公司（HAESL），主要業務是飛機引擎維修，根據民航處規例，他們要將所有維修報告詳細紀錄並妥善保存，每月要處理的文件數量，達到驚人的過百萬張紙張和紀錄。
新方案能大量及快速掃瞄 前期工作大減
HAESL Senior Business Support Officer（Costing & Imaging）—— Charity Tsui 指出，他們的維修紀錄、訂單等文件經年累月，日積月累下，不但佔用大量貯存空間，單是一部引擎的維修紀錄，以往掃瞄存檔前就需要幾名同事花 5 至 7 日做拆釘、整理文件、分類、清除油漬及污漬等前期工作，費時失事。
日常掃瞄過程中，不同的紙張尺寸及質量，容易導致「卡紙」、多重進紙、缺頁、圖像質素參差等令人頭疼的問題。於是在 ACW 商業方案顧問建議下，HAESL 決定採用 Kodak Alaris 的掃瞄儀，除了能處理大批次掃描、速度也比以前快得多。
Charity 指出，Kodak Alaris 掃瞄儀有多項功能協助他們加快平日掃瞄程序，例如影像優化（Perfect Page）和 SurePath 技術，在掃瞄過程中能自動清除雜訊，去除條纹、平滑背景及自動裁剪校正，提升影像質素；重紙偵測技術則解決多重進紙及缺頁問題。
此外，同事亦可使用單頁插入等功能，直接把附加文件掃瞄至相應頁面，大大減少重新掃描機會，為同事節省不少時間，從而減低額外的人力成本，大大提升生產力。
Charity 稱，導入 Kodak Alaris 掃瞄和數據擷取方案將文件電子化後，以前數間儲存文件的房間，現已改成了維修場地或會議室，為公司節省很多空間及成本，現時掃瞄前期工作時間，大幅減少至約 2 至 3 小時便能完成。
從人手分類到軟件管理文件 實現多層級協作
此外， KODAK Capture Pro Software 更可將文件進行文字辨識（OCR）、擷取和索引，然後直接整合到 ACW 提供的 SharePoint 文件管理方案，存檔及使用均十分方便。
Charity 指出，他們一些維修紀錄，以前要由人手「認字」分類，尋找文件相對麻煩，現有自動索引功能，「撳幾個掣已經是一個 Index 了的檔案」，之後只要搜尋關鍵字，就可直接找到所需文件，更有助快速應對審計上的要求。
HAESL IT Assistant Manager —— Gordon Fong 補充，「所有交予民航處的文件都不可以有任何 Error，而 Kodak Alaris 掃瞄方案的文字辨識準確率，在十年前就已經去到 99.6%，絕對是非常高規格的 OCR 軟件，確保電子檔案和原件內容完全一樣。」
SharePoint 除了介面簡潔易用，Charity 稱它更可讓用家設定不同文件管理權限，限制誰人能編輯、刪除或閱讀文件，又有版本管理、簽出／簽入和電郵提示功能，一方面免卻可能有同事誤刪文件，而要找 IT 同事幫忙修復的麻煩。另一方面，亦加強文件管理，使客戶管理更有效率，大大提升企業形象。
低維護成本儲存方案 從無大事故發生
接下來就是儲存上，都要做到萬無一失。HAESL 以前使用的是 SAN 備份方案，維護成本較高。Gordon 稱他們改用了 Simple All-in-One Solution 的 Synology 備份方案，維護成本減低及容易部署之餘，「很值得一提的就是它的可靠性，我們用了這麼多年，都無任何大事件發生，這對很多客戶來說是很重要的。」
他稱 Synology 亦非常注重產品安全，會不斷提醒客戶更新軟件和系統。另外，即使公司現有數據達 100TB，做數據遷移時，「只要撳幾個掣，幾日就搞掂，對於用家來說是一個很 Seamless（無縫）的 Migration（遷移）。」
為 HAESL 提供商業IT方案顧問服務的是本地知名 Value-added Distributor —— ACW Distribution（HK）Limited（ACW），若想了解更多他們代理的產品及相關服務，可以瀏覽他們的官方網頁 acw-distribution.com.hk 或電郵至 [email protected] 查詢。
