【領先案例】會計公司引入AI文件處理方案　效率升逾五倍又環保

會計公司最大的「敵人」之一，就是要處理大量文件，衍生出分類及儲存等各種問題。今次的主角公司，就成功引入一套自動化兼具 AI 功能的文件處理方案，不但大大減低人手處理入數的時間，足足快了 5 倍以上，更節省大量儲存空間，令業務營運變得既高效又環保。

成立於 2012 年的卓見會計事務所，提供包括稅務及審計諮詢、公司註冊及簿記（即入數）等服務。老闆陳永炬（Albert）表示，公司日常需要處理大量文件，一直面對需要空間儲存文件的問題，「有啲同行甚至要租成千呎地方儲存文件，係非常之唔環保同浪費租金。」

苦尋逾一年無合適方案

早前公司便計劃轉型，將文件處理數碼化，Albert 也想引入一個更自動化的文件處理方案，可是花了超過一年時間，尋求過很多公司協助，甚至邀請大學畢業博士生幫忙度身訂造方案，「可惜佢哋嘅方案一係唔完整、一係需要好耐時間、一係就好貴。」

直至今年 8 月，Albert 終於找到 ACW Distribution（HK）Limited（ACW）的 IT 顧問協助，引入了 KODAK Info Input Solution，使用至今兩個月，效果令他非常滿意。

KODAK Info Input Solution 是一套智慧型文件處理軟件，加入了 AI 元素的新功能，幫用戶更精準地由紙張文件擷取想要的資料，用家可以透過瀏覽器、手機應用程式、打印機等，隨時隨地採集數據，並放進文件管理系統中處理。

Kodak Alaris方案高效解決分類儲存難題

當中的進階歸類功能，利用 AI 機器學習能力，去識別圖像同文字，提升數據擷取的準確度；亦可做到圖像分類，認出指定文件中的圖像如 Logo 後，才擷取相關文件上的資料。

該方案擁有傳統的 OCR 光學字元辨識，亦可集成使用不同的雲端 AI OCR 引擎包括 Google AI、Amazon 及 Microsoft Azure 等，大大提升 OCR 的準確度；再加上 ICR 智能字符識別技術，可以識別手寫字體，甚至簽名都能識別。 

Albert 形容，以上功能都對日平業務有莫大幫助，現時掃瞄文件速度更非常快捷，例如以往要為 100 張文件去入數，人手處理要花兩日（每日 8 小時），現時只需兩至三小時便完成，足足快 5 倍以上，「又可以去水印，將文件清晰化，有時部份文件倒轉咗亦識別到，好聰明」。至於掃瞄後，亦可因應特定需要，將文件「斬件」及分類處理，並可配合現有第三方多功能打印機使用，令業務營運變得十分高效。

現時公司儲存文件的空間，只佔用了幾個書櫃。Albert 表示正利用 AI 功能，去學習入數流程，期望將來可以令流程完全自動化；亦正預備使用把電郵文件自動儲存至系統的功能，應付日後有更多客戶時，可以更容易尋找到相應文件。

ACW售後支援締造極佳體驗

使用類似方案時，用家少不免會擔心數據安全及隱私保護問題。Albert 當初亦表明不想任何資料被上載至雲端，ACW 的技術團隊亦能滿足他的需求，將所有資料都放在公司伺服器處理，就不用擔心問題出現。

Albert 更讚不絕口稱，與 ACW 合作過程中，由最初商討、至開始使用，以及後來支援等方面的體驗都極好。例如有一次他於周末發現要為方案加入自訂功能，整合使用其他雲端的字庫，ACW 的專家都能即時提供協助，到他周一上班時即可使用相關功能，令業務過程順利無阻。他也計劃未來採用其他 Kodak Alaris 的相關解決方案。

若想了解更多 ACW Distribution 代理的產品及相關服務，可以瀏覽他們的官方網頁 acw-distribution.com.hk 或電郵至 [email protected] 查詢。